Datenschutzerklärung

Verantwortliche im Sinne von Art. 5 lit. j revDSG bzw. Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Bearbeitung im Rahmen des Plattformbetriebs ist:

Nordportal Kailua GmbH

Schmiedestrasse 12/14, 5400 Baden, Schweiz

E-Mail: marko.strassl@kailua.ch

Vollständige Angaben zur Anbieterin finden Sie im Impressum. Eine gesetzliche Pflicht zur Benennung einer Datenschutzberaterin oder eines Datenschutzberaters besteht für uns nicht; Anliegen zum Datenschutz richten Sie bitte an die oben genannte Adresse.

Kailua Packages ist eine Multi-Tenant-Software (Software as a Service). Jede Organisation (Verein, Unternehmen, Stiftung) erhält einen eigenen, mandantengetrennten Bereich und verwaltet darin ihre eigenen Inhalte und Personendaten (z.B. Kontakte, Mitarbeitende, Rechnungen, E-Mails).

• Für Inhalte der Organisationen (Tenant-Daten) ist die jeweilige Organisation die datenschutzrechtlich verantwortliche Stelle. Die Nordportal Kailua GmbH bearbeitet diese Daten ausschliesslich weisungsgebunden als Auftragsbearbeiterin (Art. 9 revDSG bzw. Art. 28 DSGVO). Betroffene wenden sich für diese Daten in erster Linie an die betreffende Organisation.
• Für den eigenen Plattformbetrieb (z.B. Registrierung, Konto- und Vertragsverwaltung, Abrechnung, Sicherheit, Website-Nutzung) ist die Nordportal Kailua GmbH selbst verantwortlich. Diese Erklärung beschreibt in erster Linie diese Bearbeitung.

Konto- und Vertragsdaten

Name, E-Mail-Adresse, Organisationszugehörigkeit, Rolle und Zugangsdaten — zur Bereitstellung des Zugangs, zur Verwaltung des Nutzungsverhältnisses und zur Kommunikation.

Abrechnungsdaten

Angaben zu Abonnement, Nutzung und Zahlungen — zur Vertragsabwicklung und zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

Nutzungs- und Protokolldaten (Server-Logs)

IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, aufgerufene Funktionen, Browser- und Geräteangaben — zur Sicherstellung des sicheren und stabilen Betriebs, zur Fehlerbehebung und zur Missbrauchsabwehr.

Audit-Protokolle

Sicherheitsrelevante Aktionen innerhalb einer Organisation werden protokolliert (Audit-Trail) — zur Nachvollziehbarkeit, Sicherheit und Beweissicherung.

Kommunikations- und Kontaktdaten

Inhalte von Kontaktanfragen und Support-Nachrichten — zur Bearbeitung Ihres Anliegens.

Wir bearbeiten Personendaten auf Grundlage der Erfüllung oder Anbahnung eines Vertrags, zur Wahrung berechtigter Interessen (z.B. Sicherheit und Weiterentwicklung der Plattform), zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten sowie — wo erforderlich — gestützt auf Ihre Einwilligung (z.B. für optionale Cookies oder den Newsletter). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Wir hosten die Plattform bewusst mit Schwerpunkt in der Schweiz und der EU:

• Datenbank, Datei-Speicher und E-Mail-Versand werden bei Amazon Web Services im Rechenzentrumsverbund Zürich, Schweiz (Region eu-central-2) betrieben. Ihre Kern- und Inhaltsdaten verbleiben damit in der Schweiz.
• Das Anwendungs-Hosting erfolgt über Vercel; die Serverless-Funktionen werden in Frankfurt (Region fra1) in der EU ausgeführt. Statische Inhalte werden über ein global verteiltes Content-Delivery-Network (CDN/Edge) ausgeliefert.
• Verschlüsselung: Die Datenübertragung erfolgt transportverschlüsselt (TLS); ruhende Daten werden verschlüsselt gespeichert (Encryption at rest).

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die Personendaten in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen bearbeiten. Mit diesen bestehen entsprechende Auftragsbearbeitungsverträge. Bei Übermittlungen in Länder ohne gleichwertiges Datenschutzniveau werden geeignete Garantien (insbesondere Standardvertragsklauseln) verwendet.

Grundlegende Dienste

• Amazon Web Services EMEA SARL (Zürich, Schweiz) — Datenbank, Datei-Speicher, E-Mail-Versand.
• Vercel Inc. (EU/USA; Standardvertragsklauseln) — Anwendungs-Hosting und Auslieferung.
• Resend Inc. — übergangsweise für den Versand von System-E-Mails (z.B. Registrierungs- und Benachrichtigungs-E-Mails).

Optionale Dienste (nur bei Nutzung durch die Organisation)

Die folgenden Dienste werden ausschliesslich dann eingesetzt, wenn eine Organisation die entsprechende Funktion aktiviert bzw. nutzt:

• OpenAI und Anthropic (USA) — für KI-Funktionen; nur, wenn die Organisation KI-Funktionen aktiviert hat.
• Datatrans AG (Schweiz) — Zahlungsabwicklung.
• Stripe — Zahlungsabwicklung.
• Twilio — Versand von SMS.
• Meta — Nachrichten- und Social-Funktionen (WhatsApp/Social).

Eine darüber hinausgehende Weitergabe an Dritte erfolgt nur, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder Sie eingewilligt haben.

Sofern eine Organisation KI-Funktionen aktiviert, können hierfür ausgewählte Inhalte an die oben genannten KI-Anbieter (OpenAI, Anthropic) übermittelt werden, um das jeweilige Ergebnis (z.B. Zusammenfassung, Antwortvorschlag) zu erzeugen. Ohne Aktivierung durch die Organisation findet keine solche Übermittlung statt.

Wir setzen grundsätzlich nur technisch notwendige Cookies ein, die für den Betrieb, die Anmeldung und die Sicherheit der Plattform erforderlich sind. Optionale Cookies sowie Statistik- oder Marketing-Pixel werden erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung über unseren Consent-Banner gesetzt. Ihre Auswahl können Sie jederzeit anpassen. Weitere Einzelheiten finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

Wir bewahren Personendaten nur so lange auf, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten es verlangen:

• Buchhaltungs- und Rechnungsdaten: 10 Jahre gemäss Obligationenrecht (Art. 958f OR).
• Bewerbungsdaten und Registrierungen: gemäss unserem Löschkonzept bzw. den Vorgaben der jeweiligen Organisation.
• Audit-Protokolle: für einen angemessenen Zeitraum zu Sicherheits- und Nachweiszwecken.

Nach Ablauf der jeweiligen Frist werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz Ihrer Daten. Dazu gehören rollenbasierte Zugriffe (jede Person sieht nur, was sie benötigt), eine strikte Mandantentrennung, ein lückenloser Audit-Trail sowie Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung.

Ein Zugriff der Betreiberin (Nordportal Kailua GmbH) auf die Inhaltsdaten einer Organisation zu Supportzwecken erfolgt ausschliesslich nach ausdrücklicher, zeitlich begrenzter Freigabe durch die betreffende Organisation. Ohne eine solche Freigabe greifen wir nicht auf die Organisationsdaten zu.

Sie haben im Rahmen der anwendbaren Gesetze insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft über die bearbeiteten Personendaten,
• Berichtigung unrichtiger Daten,
• Löschung Ihrer Daten,
• Datenexport / Datenübertragbarkeit — hierfür steht Ihnen in der Plattform ein Self-Service-Export zur Verfügung,
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft.

Anfragen richten Sie an marko.strassl@kailua.ch. Wir bearbeiten Ihr Anliegen in der Regel innerhalb von 30 Tagen. Betreffen die Daten Inhalte einer Organisation, leiten wir Ihre Anfrage an die verantwortliche Organisation weiter oder verweisen Sie an diese.

Wenn Sie einen Newsletter abonnieren, verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse ausschliesslich für den Versand der von Ihnen gewünschten Informationen. Sie können sich jederzeit über den Abmeldelink oder per Nachricht an uns wieder abmelden. Bei einer Kontaktaufnahme bearbeiten wir Ihre Angaben zur Beantwortung Ihres Anliegens.

Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Schweiz ist dies der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB). Fällt Ihre Bearbeitung unter die DSGVO, können Sie sich auch an die zuständige Datenschutzbehörde in der EU wenden.

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder an Änderungen unserer Dienste anzupassen. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte aktuelle Fassung.